MyExtrabat rattache chaque document produit par l’entreprise (devis, avenant, facture d’acompte, situation de travaux, photo de chantier) à un dossier unique. Cette logique de chaînage documentaire change la donne pour un artisan du bâtiment qui passe encore ses soirées à recouper des fichiers Excel, des PDF éparpillés et des mails clients. Nous allons décortiquer les points qui comptent vraiment au quotidien, du terrain jusqu’à la conformité réglementaire.
Portail MyExtrabat et application Extrabat Today : deux interfaces, deux usages distincts
La confusion est fréquente : MyExtrabat désigne le portail web de gestion, accessible depuis un poste fixe ou un navigateur mobile. Extrabat Today est l’application terrain, conçue pour remonter photos, réserves et avancement depuis le chantier avec horodatage et géolocalisation.
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Cette séparation n’est pas un détail d’ergonomie. Elle élimine la double saisie. Un conducteur de travaux photographie une réserve sur site, l’application l’horodate et la rattache au dossier chantier. Côté bureau, le gestionnaire retrouve l’information sans ressaisie, sans transfert de fichier, sans appel téléphonique pour confirmer l’heure du constat.
Pour un plombier-chauffagiste qui enchaîne quatre interventions par jour, cette boucle terrain-bureau raccourcit le délai entre la fin d’une intervention et l’émission de la facture. Le gain n’est pas seulement administratif : il réduit le décalage de trésorerie lié aux factures émises trop tard.
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Chaînage documentaire par chantier : relier devis, avenants et situations de travaux
La plupart des logiciels de facturation du BTP gèrent des devis et des factures comme des documents indépendants. MyExtrabat relie chaque pièce au même dossier chantier, ce qui permet de visualiser l’historique complet d’un projet sans naviguer entre plusieurs écrans ou dossiers.
Concrètement, un artisan qui gère un chantier de rénovation avec trois lots distincts peut créer un devis initial, y rattacher des avenants au fil des imprévus, puis générer des factures d’acompte et des situations de travaux, le tout sous une seule référence chantier. Les comptes rendus de visite et les photos remontées via Extrabat Today s’agrègent au même endroit.
Ce que ce chaînage change pour les litiges
En cas de contestation client, disposer d’un dossier horodaté, avec photos géolocalisées et documents signés électroniquement, constitue un élément probant. Nous recommandons de systématiser la signature électronique des devis dans l’outil pour verrouiller l’accord client avant le démarrage des travaux.
Rentabilité chantier : piloter la marge plutôt que le chiffre d’affaires
Faire des devis vite ne sert à rien si la marge fond entre la signature et la réception. Le module de suivi de rentabilité par chantier permet de comparer le budget prévisionnel (heures, fournitures, sous-traitance) aux dépenses réelles au fur et à mesure de l’avancement.
Un chantier rentable sur le devis peut devenir déficitaire dès le deuxième avenant. Sans suivi en temps réel, l’artisan ne le découvre qu’à la clôture comptable, plusieurs semaines après la fin du chantier. MyExtrabat remonte ces écarts en cours de projet, ce qui laisse le temps de corriger (renégocier un avenant, ajuster la planification des équipes).
- Comparaison prévisionnel/réalisé sur les heures de main-d’œuvre, poste par poste
- Suivi des achats fournisseurs rattachés au chantier, avec alerte en cas de dépassement du budget matériaux
- Visualisation de la marge nette par chantier avant même la facturation finale
Ce pilotage par la marge est particulièrement pertinent pour les entreprises multi-corps d’état qui gèrent simultanément plusieurs chantiers avec des niveaux de rentabilité très différents.
Facturation électronique et conformité : MyExtrabat face aux obligations réglementaires
La réforme de la facturation électronique impose progressivement aux entreprises du BTP d’émettre et de recevoir des factures dans un format structuré. Un artisan en TPE doit anticiper cette échéance, et le choix du logiciel de gestion conditionne directement sa capacité à être conforme le moment venu.
Extrabat intègre un module de facturation électronique dans sa plateforme, ce qui évite d’ajouter un outil tiers. Le point à vérifier avant de s’engager : la compatibilité avec le format Factur-X et la capacité à transmettre via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation.
Ce qu’un artisan doit vérifier avant de basculer
- Le logiciel génère-t-il des factures au format structuré (Factur-X, UBL) ou seulement des PDF classiques ?
- La transmission vers une PDP est-elle native ou nécessite-t-elle un export manuel ?
- Les mentions obligatoires spécifiques au BTP (numéro de TVA intracommunautaire, mention RGE le cas échéant, référence du devis accepté) sont-elles paramétrées par défaut ?
- L’archivage à valeur probante est-il inclus dans l’abonnement ou facturé en supplément ?
Nous recommandons de tester ces points sur un devis réel avant de migrer l’ensemble de la facturation, pour éviter les mauvaises surprises en production.
Paramétrage métier : piscine, paysage, menuiserie, chauffage
Extrabat ne se limite pas au gros œuvre. La plateforme propose des paramétrages spécifiques selon l’activité : bases articles fournisseurs adaptées au métier, nomenclatures de prestations, modèles de devis sectoriels. Un paysagiste n’utilise pas les mêmes lignes de devis qu’un menuisier, et les unités de mesure diffèrent (mètre linéaire, mètre carré, forfait journée).
Ce niveau de spécialisation évite de repartir d’un modèle générique à chaque nouveau devis. Les bibliothèques de prix intégrées, mises à jour par les fournisseurs partenaires via la marketplace Extrabat, permettent de chiffrer un devis sans ressaisir manuellement chaque référence produit.
Pour un artisan qui intervient sur plusieurs corps de métier (un chauffagiste qui fait aussi de la plomberie sanitaire, par exemple), la possibilité de basculer entre plusieurs bibliothèques dans le même compte utilisateur simplifie la gestion sans multiplier les abonnements.
Le temps gagné entre le chiffrage et l’envoi du devis au client se compte en dizaines de minutes par document, ce qui, multiplié par le volume mensuel de devis d’une TPE du bâtiment, libère plusieurs heures chaque semaine pour le travail sur chantier. L’enjeu n’est pas la vitesse de frappe, mais la fiabilité du chiffrage et la traçabilité du dossier, du premier contact client jusqu’à la dernière facture de solde.
